¿Qué profesionales necesito en un evento?

Un evento implica una gran organización previa, además de contar con los colaboradores necesarios para que se desarrolle como se había determinado. Y aunque puede parecer fácil, montar un evento y que salga según lo previsto es realmente difícil y necesita un gran número de profesionales que se encarguen de todos los detalles. Sin embargo, y aunque podemos hablar de profesionales en concreto, tal vez sería más adecuado hablar de áreas que necesitan ser cubiertas por los mejores expertos:

ENCARGADOS

Sin duda, un evento ha de contar con un número determinado de encargados (dependiendo del tipo de evento serán más o menos) que sepan gestionar al detalle que todo el trabajo se va desarrollando según lo establecido. Son líderes que saben tratar con grandes equipos de profesionales cuyas tareas son de lo más variado.

LOGÍSTICA

Esta área tiene dos vertientes: por un lado, encargarse de gestionar todo lo referente al lugar donde se va a desarrollar el evento, equipo necesario: mesas, sillas, micrófonos, altavoces, pantallas, etc., y por otro, realizar el montaje y desmontaje de todos los elementos necesarios para el evento. Puede ser un mismo equipo el que se encargue de ambas tareas, o que se divida en dos y trabajen unos antes del evento y otros tan solo esos días del evento.

GESTIÓN DE PROVEEDORES

Y de entre lo que se necesita conseguir externamente para un evento, los proveedores son una de las partes más importantes, como por ejemplo empresas de catering en Madrid. Por ello, ha de haber al menos una persona que se encargue de contactar con proveedores y sponsors, bien para requerir sus servicios o para llegar a un acuerdo sobre posibles daciones a cambio de publicidad (en esta parte también ha de estar presente el área de comunicación).

MARKETING Y COMUNICACIÓN

Por supuesto, la dimensión que pueda alcanzar un evento depende del buen trabajo que haga el departamento de marketing y comunicación, así que un buen equipo de trabajo es imprescindible para que los resultados del evento sean los esperados. Campañas publicitarias previas al evento en medios de comunicación, contratación de fotógrafos baratos en Madrid para visibilizar lo que está ocurriendo el día del evento y una buena gestión de las redes sociales son algunas de sus tareas.

COLABORADORES PARA EL EVENTO

Y aunque la mayor parte de parte del trabajo a realizar en un evento se hace de manera previa, es realmente imprescindible contar con personas que sepan gestionar el evento en sí, es decir, que todo lo que tenga que ocurrir en el evento salga de la mejor manera posible.

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5 consejos para organizar un evento

Si tuviéramos que ir describiendo todos los detalles que implica la organización de evento, este artículo sería infinito, sería mayormente una tesis sobre cómo organizar un evento que una guía de consejos. Fechas, catering, decoración, personal, invitados, diseño, planificación y un largo etcétera sobre lo complicado que es organizar un evento de cualquier tipo. Sin embargo, sí que existen ciertas claves a tener en cuenta para que un evento salga bien que van más allá del gran trabajo que hay detrás y antes del gran día. Por ello, a continuación os exponemos cinco consejos a tener en cuenta a la hora de organizar un evento:

ESCUCHA AL CLIENTE

Es muy importante que el evento sea tal y como quiere el cliente y, a pesar de que puede pedir nuestro asesoramiento o que nosotros mismos le advirtamos sobre ciertos puntos a tener en cuenta, hay que centrarse y respetar su decisión. Por ello hay que poner mucha atención en lo que quiere cliente, reunirse con él tantas veces sean necesarias y realizar todas las preguntas específicas precisas para que el evento sea exitoso.

PLANIFICACIÓN: CONFORMA UN CRONOGRAMA Y SÍGUELO AL DETALLE

Una vez que conocemos el concepto y la idea principal del evento, es muy importante planificar el trabajo a realizar, tanto previo como durante el evento. Para ello, la mejor manera es establecer un cronograma de trabajo con las tareas a realizar, las personas que van a desarrollarlas y los plazos establecidos para ello, de manera que podamos registrar cada paso que damos en pos de llegar a tiempo al evento. Por supuesto, hay que seguirlo al detalle para conseguirlo.

OBJETIVO: EL RESULTADO PREVISTO

Es muy importante haber definido el concepto o idea base desde un principio para que todo el trabajo se vaya realizando con el objetivo de alcanzar el resultado previsto, pues de otro modo no se conseguiría lo que el cliente quiere. Todo ha de ir enfocado en la idea de que el objetivo principal (y otros secundarios) ha de cumplirse.

CUENTA CON LOS MEJORES PROVEEDORES

Un evento no depende tan solo de las personas que trabajan diariamente para el mismo, sino que también confluye una serie de colaboradores que son igualmente necesarios para que todo salga perfecto. Por tanto, hay que asegurarse de que los proveedores escogidos son los adecuados: que van a cumplir con lo prometido y en el plazo establecido. Para conseguirlo hemos de realizar buenas entrevistas y pedir siempre referencias y trabajos realizados previamente.

ELIGE BIEN A TU EQUIPO, Y MÍMALO

En cuanto a las personas que van a trabajar con nosotros codo con codo cada día para que los resultados del evento sean óptimos, también han de cumplir nuestras expectativas: ha de ser un equipo multidisciplinar en el que poder delegar responsabilidades y tareas. Conseguir un equipo que sea competente es difícil, al menos al completo, así que no dudes en mimarlo una vez que lo conformes, ¡y no lo dejes escapar!

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