Un evento implica una gran organización previa, además de contar con los colaboradores necesarios para que se desarrolle como se había determinado. Y aunque puede parecer fácil, montar un evento y que salga según lo previsto es realmente difícil y necesita un gran número de profesionales que se encarguen de todos los detalles. Sin embargo, y aunque podemos hablar de profesionales en concreto, tal vez sería más adecuado hablar de áreas que necesitan ser cubiertas por los mejores expertos:
ENCARGADOS
Sin duda, un evento ha de contar con un número determinado de encargados (dependiendo del tipo de evento serán más o menos) que sepan gestionar al detalle que todo el trabajo se va desarrollando según lo establecido. Son líderes que saben tratar con grandes equipos de profesionales cuyas tareas son de lo más variado.
LOGÍSTICA
Esta área tiene dos vertientes: por un lado, encargarse de gestionar todo lo referente al lugar donde se va a desarrollar el evento, equipo necesario: mesas, sillas, micrófonos, altavoces, pantallas, etc., y por otro, realizar el montaje y desmontaje de todos los elementos necesarios para el evento. Puede ser un mismo equipo el que se encargue de ambas tareas, o que se divida en dos y trabajen unos antes del evento y otros tan solo esos días del evento.
GESTIÓN DE PROVEEDORES
Y de entre lo que se necesita conseguir externamente para un evento, los proveedores son una de las partes más importantes, como por ejemplo empresas de catering en Madrid. Por ello, ha de haber al menos una persona que se encargue de contactar con proveedores y sponsors, bien para requerir sus servicios o para llegar a un acuerdo sobre posibles daciones a cambio de publicidad (en esta parte también ha de estar presente el área de comunicación).
MARKETING Y COMUNICACIÓN
Por supuesto, la dimensión que pueda alcanzar un evento depende del buen trabajo que haga el departamento de marketing y comunicación, así que un buen equipo de trabajo es imprescindible para que los resultados del evento sean los esperados. Campañas publicitarias previas al evento en medios de comunicación, contratación de fotógrafos baratos en Madrid para visibilizar lo que está ocurriendo el día del evento y una buena gestión de las redes sociales son algunas de sus tareas.
COLABORADORES PARA EL EVENTO
Y aunque la mayor parte de parte del trabajo a realizar en un evento se hace de manera previa, es realmente imprescindible contar con personas que sepan gestionar el evento en sí, es decir, que todo lo que tenga que ocurrir en el evento salga de la mejor manera posible.