Si tuviéramos que ir describiendo todos los detalles que implica la organización de evento, este artículo sería infinito, sería mayormente una tesis sobre cómo organizar un evento que una guía de consejos. Fechas, catering, decoración, personal, invitados, diseño, planificación y un largo etcétera sobre lo complicado que es organizar un evento de cualquier tipo. Sin embargo, sí que existen ciertas claves a tener en cuenta para que un evento salga bien que van más allá del gran trabajo que hay detrás y antes del gran día. Por ello, a continuación os exponemos cinco consejos a tener en cuenta a la hora de organizar un evento:
ESCUCHA AL CLIENTE
Es muy importante que el evento sea tal y como quiere el cliente y, a pesar de que puede pedir nuestro asesoramiento o que nosotros mismos le advirtamos sobre ciertos puntos a tener en cuenta, hay que centrarse y respetar su decisión. Por ello hay que poner mucha atención en lo que quiere cliente, reunirse con él tantas veces sean necesarias y realizar todas las preguntas específicas precisas para que el evento sea exitoso.
PLANIFICACIÓN: CONFORMA UN CRONOGRAMA Y SÍGUELO AL DETALLE
Una vez que conocemos el concepto y la idea principal del evento, es muy importante planificar el trabajo a realizar, tanto previo como durante el evento. Para ello, la mejor manera es establecer un cronograma de trabajo con las tareas a realizar, las personas que van a desarrollarlas y los plazos establecidos para ello, de manera que podamos registrar cada paso que damos en pos de llegar a tiempo al evento. Por supuesto, hay que seguirlo al detalle para conseguirlo.
OBJETIVO: EL RESULTADO PREVISTO
Es muy importante haber definido el concepto o idea base desde un principio para que todo el trabajo se vaya realizando con el objetivo de alcanzar el resultado previsto, pues de otro modo no se conseguiría lo que el cliente quiere. Todo ha de ir enfocado en la idea de que el objetivo principal (y otros secundarios) ha de cumplirse.
CUENTA CON LOS MEJORES PROVEEDORES
Un evento no depende tan solo de las personas que trabajan diariamente para el mismo, sino que también confluye una serie de colaboradores que son igualmente necesarios para que todo salga perfecto. Por tanto, hay que asegurarse de que los proveedores escogidos son los adecuados: que van a cumplir con lo prometido y en el plazo establecido. Para conseguirlo hemos de realizar buenas entrevistas y pedir siempre referencias y trabajos realizados previamente.
ELIGE BIEN A TU EQUIPO, Y MÍMALO
En cuanto a las personas que van a trabajar con nosotros codo con codo cada día para que los resultados del evento sean óptimos, también han de cumplir nuestras expectativas: ha de ser un equipo multidisciplinar en el que poder delegar responsabilidades y tareas. Conseguir un equipo que sea competente es difícil, al menos al completo, así que no dudes en mimarlo una vez que lo conformes, ¡y no lo dejes escapar!